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WFM Einführung in der Praxis – Viele Schritte zum Erfolg

Praktisch jedes Unternehmen hat eine Form der Personaleinsatzplanung, von Einzelunternehmern mal abgesehen. Entscheidet man sich für die Einführung einer neuen, professionellen Lösung fängt ein Projekt an, dessen Umfang am Anfang oft unterschätzt wird.
Die Auswahl des richtigen Tools ist dabei nur eine der Herausforderungen, die eine solche Implementierung mit sich bringt. Es gibt sehr viele zu klärende Themen wie: Wie wird die Umsetzung im Vorfeld kommuniziert? Wie steht der Betriebsrat zu diesem Thema? Wer wird zukünftig für die Pflege & Wartung zuständig sein? Kann die hauseigene IT ein solches Tool warten? Ist das aktuelle Management in der Lage, das zusätzliche Arbeitsaufkommen für Forecast & Planung zu schultern oder bedarf es zusätzlicher Kräfte?  Bieten die Hersteller eigene Trainings an und was kosten diese? Wer autorisiert Änderungen am Plan und gibt es dafür einheitliche Prozesse? Wer kümmert sich um Reporting und Analyse der erbrachten Ergebnisse? Wie sind die Kosten gelagert, welche Abteilung hat das Budget und wie ist der TCO?
Beispiele, welche dazu führten, dass solche Projekte nicht mit Erfolg gekrönt wurden gibt es viele:

  • Die historisch gewachsene IT-Landschaft lies es nicht zu, das neue Tool technisch zu integrieren
  • Datenschutzrichtlinien verboten den Einsatz der bereits beauftragten Cloud-Lösung
  • Die Nutzung des Tools und damit Planung wird an Mitarbeiter delegiert die gar nicht die Zeit, die Fähigkeit oder das Interesse daran hat, diese Aufgabe sinnvoll zu erledigen.
  • Das Budget für die Schulung wurde zusammengestrichen oder der Anbieter konnte die Schulung nicht in der Landessprache anbieten, so dass die Nutzer gar nicht die in die Lage versetzt wurden die Planung ordentlich durchzuführen
  • Der Betriebsrat legte sein Veto für die bereits on premise installierte Lösung ein und wollte die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten im WFM-Tool verweigern.
  • Es gab Diskrepanzen zwischen der Erwartungshaltung des Unternehmens und der Lösung der Zulieferer.

Alles in Allem ist es eine Implementierung eines WFM-Tools ein aufwendiges Projekt, das sich kaum in wenigen Tagen oder Wochen umsetzen lässt. Aus unserer Sicht gibt es drei wichtige Empfehlungen:

  • Man sollte möglichst alle relevanten Stakeholder ins Projekt mit einbeziehen. Dies verursacht am Anfang deutlich mehr Aufwand, man erreicht hierbei aber eine wesentlich höhere Akzeptanz und eine schnellere Umsetzung der folgenden Schritte
  • Die Anforderungen der Nutzer und die Lösung sollten möglichst genau definiert und dokumentiert werden. Die Projektleitung muss sicherstellen, dass diese auch im Detail zusammenpassen um Überraschungen im Projekt zu vermeiden.
  • Die Projektleitung sollte durch Experten durchgeführt werden, welche Erfahrung mit solchen Projekten haben und einen breiten Blick auf die damit zusammenhängenden Themen ins Projekt rein tragen können.  Externe Berater können hier auch eine Hilfe sein, da Sie die Erfahrung mitbringen und auch notwendige Veränderungen im Prozessmanagement können wesentlich effizienter umgesetzt werden, da der externe Berater keine eigenen Interessen im Unternehmen verfolgt und somit neutral agieren kann.

Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass man vieles bedenkt, einplant und berücksichtigt und trotzdem später noch einzelne Punkte auftauchen, die vorab nicht berücksichtigt wurden. Allerdings, je besser der Einstieg in ein WFM Projektes, desto weniger Schwierigkeiten tauchen in dessen Verlauf auf. Und eine weitere Erfahrung aus den Projekten ist die Erkenntnis, dass ein ordentlich geplantes Projekt zur Verbesserung in vielen Bereichen beiträgt (nicht nur dem Betriebsergebnis). Eine höhere Mitarbeiter-Zufriedenheit ist mit Geld schwer zu beziffern und doch so wertvoll für jedes Unternehmen. Daher freue ich mich auf die nächsten Projekte. Vielleicht in Ihrem Unternehmen?

20170401 / AREBMANN
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
   

 
   
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